企業で役員変更が生じたら、役員変更登記を法務局に申請しなければなりません。
この手続きを司法書士事務所に依頼する企業は少なくないと思いますが、社長や総務担当者が自分で行うこともできます。
自社で役員変更登記を行えば、司法書士事務所に支払う手数料を節約できます。ベンチャー企業や中小企業にとっては、貴重なコストダウンのチャンスになるでしょう。

ただ、役員変更登記は重要な法律的な手続きなので、正確さが求められます。そのため、自社で役員変更登記を行うなら、書類作成ソフトを使うことをおすすめします。

この記事では、役員変更登記の手続き方法と費用を解説したうえで、役員変更登記に必要な書類をサクサクつくることができるソフトを紹介します。

また、記事の後半で、そもそも役員変更登記とはどのような手続きなのかについても解説します。

役員変更登記の手続き方法

役員変更登記の手続きは、わずか4ステップで完了します。

• ステップ1：株主総会（または取締役の決議）で役員変更の決議をする
• ステップ2：変更登記申請書などの書類を用意する
• ステップ3：収入印紙を貼る
• ステップ4：法務局に変更登記申請書などの書類を提出する

これだけです。
社長は「これなら自分たちでできそうだ」と感じるのではないでしょうか。
各ステップの注意点を紹介します。

ステップ1：株主総会で役員変更の決議をするときの注意点

役員変更は、通常の従業員の人事異動や昇格・降格と異なり、法律上の手続きが必要になります。役員変更登記の申請を受け付ける法務局（登記所）でも、正式な手続きが行われたうえで役員変更が行われたのかどうかを確認します。
正式な法律上の手続きは以下のとおりです。

• 役員は、株主総会の決議で選任される
• 取締役のうち代表取締役は、取締役会で取締役のなかから選定される
• 役員が辞任するときは、辞任届を会社に提出する必要がある
• 役員の解任は、株主総会の決議が必要になる
• 役員が死亡したときは、死亡届が必要になる

これらの手続きをすることが、役員変更登記の最初のステップになります。

ステップ2：役員変更登記申請書などの書類を用意するときの注意点

役員変更登記は、申請書を登記所に提出して、審査を受けて問題がなければ手続きが終了します。
申請書の名称は「役員変更登記申請書」といい、法務局の下記のURLからダウンロードすることができます。

http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-1.html

そして、申請内容を裏づける「証拠」として、次の書類が必要になります。

• 役員変更を証明できる書面
  • 株主総会議事録
  • 取締役会議事録
  • 定款
  • 取締役の決定書
  • 辞任届
  • 解任決議の議事録・死亡届
• 就任承諾書
• 代表取締役の印鑑証明書
• 取締役会の出席役員の印鑑証明書

「役員変更登記は面倒」というイメージがあるのは、このような書類が必要になるからでしょう。しかしこの手の書類は、一度でも作成すると「それほど面倒ではない」と感じることができるはずです。

ステップ3：収入印紙を貼るときの注意点

役員変更登記申請書に収入印紙を貼ります。
収入印紙の代金が役員変更登記のコストになりますので、これはのちほど費用の章で解説します。

ステップ4：法務局に変更登記申請書などの書類を提出するときの注意点「2週間以内に」

必要な書類がそろったら、法務局（登記所）に出向いて提出するだけです。
提出（申請）は、役員変更が発生してから2週間以内に行なわなければなりません。

内容に問題がなくても、審査には10日ほどを要します。審査にパスすれば、すべての手続きが終わり、役員変更登記が完了します。
書類に不備があれば登記所から連絡があるので、それにしたがって補正の手続きをします。

登記所への書類の提出は、郵送やオンラインでもできます。

役員変更登記の費用「最大6万円コストダウンできる」

役員変更登記にかかる費用のうち、コストダウンできないのは登録免許税という税金だけです。
この税金は、その税額分の収入印紙を役員変更登記申請書に貼ることで納付されるのが一般的です。
登録免許税の額は、資本金1億円以下の会社は10,000円、1億円超は30,000円です。
この10,000円または30,000円は、役員変更登記の最低限のコストと考えることができます。

司法書士事務所に役員変更登記を依頼するとさらに手数料を支払わなければならず、その額は20,000～60,000円ほどです（^＊2）。

つまり役員変更登記のコストは、最低30,000円（＝10,000円＋20,000円）から最高90,000円（＝30,000円＋60,000円）と考えることができます。 そしてこのうち、コストダウンできるのは司法書士事務所に支払う手数料分（20,000～60,000円）となります。

＊2：https://www.shiho-shoshi.or.jp//cms/wp-content/uploads/2014/02/7b6902377d481ddc7fe33ced428ce7cd.pdf

役員変更の基礎知識「交代だけではない」「すごく重要」

そもそも役員変更とはなんなのか、そして、どれほど重要なのか、について解説します。

再任も退任も死亡も役員変更

変更と聞くと、A取締役が退任してB取締役が着任する交代をイメージするかもしれませんが、それだけではありません。
役員とは、取締役、会計参与、監査役、執行役、会計監査人のことで、この役職に次のことが起きれば、すべて役員変更になります。

• 新たに役員を就任させる新任
• 任期満了になったが次期も役員を務める再任
• 任期満了になり役員を退く退任
• 任期の途中で役員を退く辞任
• 会社が役員を退かせる解任
• 役員の死亡

役員変更登記がどれだけ重要か

先ほど、「役員変更は、通常の従業員の人事異動や昇格・降格とは異なる」と説明しましたが、これは「役員変更は、通常の従業員の人事よりはるかに重要である」と言い換えることができます。
重要なので会社には、役員変更が起きたら登記という法律事務が義務づけているわけです。

役員が重要なのは、会社の経営にかかわっている人たちだからです。
事業的、ビジネス的、社会的などのあらゆる視点からすれば、一従業員や株主などの情報も重要であることに違いはありません。
しかし、すべての情報を登記するのは現実的ではなく、また取引先としては、特に誰が会社の経営に影響を与え得るのかについて大きな関心を寄せています。
つまり、役員の情報が会社の信用に関わる重要な情報であるため、役員については登記が必要ということになります。

そして会社は、雇用や経済や社会や国民生活に大きな影響力を持っているので、会社の責任の所在を明確にしておく必要があります。
役員変更を含む役員の情報を登記という形で公にすることで、責任の所在が公になります。

役員変更登記はこれだけ重要なので、これを怠ると罰則が科せられます。
役員変更が生じたときから2週間以内に登記をしないと、100万円以下の過料が科されることがあります。

正しく役員変更登記をするならスタビジ登記の活用を

役員変更登記は、社長でも総務部長でもできます。自社でやれば、司法書士事務所に支払う手数料を節約できます。
しかし役員変更登記はとても重要な法律上の手続きなので、間違うわけにはいきません。

そこで役員変更登記を自社で行なおうと考えている会社には、スタビジ登記の活用をおすすめします。
スタビジ登記を使えば、最短15分で必要な書類を「正しく」つくることができます。
スタビジ登記には次のような特長があります。

さいごに～法律上の手続きに慣れることは会社の財産

国や自治体は、会社に対してさまざまな法律上の手続きを求めます。すべての社長は、会社を設立した経験があるわけですが、そのために費やした作業も法律上の手続きです。
そして今後、行政機関の仕事を請け負ったり、補助金を申請したり、大きな事業を展開したりするときにも法律上の手続きが必要になります。

役員変更登記は、決して簡単な作業とはいえませんが、しかし、これよりはるかに複雑な法律上の手続きはたくさんあります。
そのため、会社が自分たちで役員変更登記をすれば、法律上の手続きスキルを社内に蓄積することができます。
ぜひ、スタビジ登記を使って役員変更登記にチャレンジしてみてください。