なぜバーチャルオフィスの住所を自社の本店住所として登記できるのか【商業登記】

2021.7.24 変更登記　

バーチャルオフィスとは、住所を貸すサービスです。レンタルオフィスは仕事スペースや会議室を貸しますが、バーチャルオフィスは原則、空間は貸しません。

住所を貸すサービスは聞き慣れないかもしれませんが、例えば、会社を設立したいものの何らかの事情でオフィスを確保できない場合、バーチャルオフィスの住所を借りて会社設立登記をすることができます。
商業登記では本店住所を記載しなければなりませんが、オフィスとしての実態のないバーチャルオフィスの住所を記載しても問題ありません。合法です。

この記事では、バーチャルオフィスの仕組みを解説したうえで、このサービスを利用するメリットとデメリットを紹介します。

登記上の本店住所は本社住所でなくてよい

多くの企業は、登記上の本店住所を本社住所にしていますが、そうしなくても問題ありません。登記する住所は会社の「本店住所」であり、これは社長がいて本社機能があるオフィスの住所でなくてもよいのです。そこで業務をしている実態がなくても、本店住所として登記して問題ありません。
それによってバーチャルオフィスの住所を本店住所として登記できるのです。

ペーパーカンパニーではない

業務実態のない場所を登記することは、ペーパーカンパニーをつくるようなものと感じるかもしれませんが、そうではありません。
ペーパーカンパニーは架空の会社のことで、ビジネスをしている実態がない状態を指します。
バーチャルオフィスを使っている会社は、ビジネスをしているはずです。

では、悪意ある者がペーパーカンパニーをつくる目的でバーチャルオフィスを借りることができるのでしょうか。
バーチャルオフィス会社によっては、住所を借りにきた会社を調べ、きちんと事業をしていることを確認してから貸しています。

バーチャルでも空間は確保している（ネット上のオフィスではない）

バーチャルオフィスといっても、物理的な空間は確保しています。インターネット上のオフィスという意味ではありません。
バーチャルオフィスを提供している会社は、例えば東京の一等地のビルのテナントを1つ借ります。そして、そのビル・テナントの住所を企業に貸します。

バーチャルオフィス会社が1つのビル・テナントの住所を30社に貸せば、その30社の本店住所は同じになります。
「30社が同じ住所を登記して問題がないのか」と疑問に思うかもしれませんが、問題ありません。

誰がバーチャルオフィスを必要としているのか

誰がバーチャルオフィスを必要としているのでしょうか。

オフィスを必要としない会社
バーチャルオフィスを使うのは、オフィスを必要としない会社です。
全従業員がリモートで完結するのであれば、オフィスを借りて賃料を支払うのは、その会社にとって無駄なコストになります。
しかし、商業登記上は、会社は本店の住所を持たなければならないので、住所だけを安く借りることができればそのほうがよいわけです。

自宅住所を登記したくない人
社長1人の会社の場合、自宅住所を登記してもよいのですが、登記した情報は公になります。第3者が簡単に自宅住所を知ることになるので、リスクがあります。
だからといって社長1人会社で仕事が自宅で完結しているのに、リアル・オフィスを借りるのは無駄です。
したがってバーチャルオフィスの利用が便利になってきます。

ブランド力のある住所がほしい会社
バーチャルオフィス会社は、バーチャルオフィスを都市の一等地に開設する傾向にあります。こうすることで「東京都港区○丁目」や「札幌市中央区大通○丁目」や「福岡市中央区天神○丁目」といった、ブランド力のある住所を貸し出すことができます。
バーチャルオフィスを借りる会社は、この魅力的な住所を自社のものにできます。

バーチャルオフィスのビジネスモデル

バーチャルオフィス会社は、住所を貸す以外にもさまざまなサービスを提供しています。

郵便物転送、電話転送
バーチャルオフィスはその住所に物理的な空間を持つので、そこで郵便物を受け取ることができます。そこにスタッフを常駐させて、顧客（バーチャルオフィスのユーザー会社）宛の郵便物が届いたら、顧客の現住所に転送しているところもあります。
電話を転送するサービスもあります。

仕事スペースや会議室を貸す
バーチャルオフィスに仕事スペースや貸会議室を設置しているところもあります。こうすることで顧客は、まるで自分の会社のもののようにその会議室を使うことができます。
これはレンタルオフィスと同じサービスです。

登記代行、ホームページ制作、創業支援も
バーチャルオフィス会社のなかには、顧客のために会社設立登記の手続きを代行したり、ホームページの制作を請け負ったり、創業支援をしたりと、総務的なサービスを提供しているところもあります。

料金は月5,000円程度から
バーチャルオフィスの料金は、住所を貸すだけなら、場所にもよりますが目安は月5,000円程度です。
それ以外のサービスを利用するとオプション料金が発生する仕組みです。

バーチャルオフィスを使うメリット

すでにバーチャルオフィスを使うメリットのいくつかを紹介しました。以下のとおりです。

リアル・オフィスが不要なビジネスに向いている
社長1人会社では自宅住所を公開しなくて済む
ブランド力のある住所が会社の住所になる
住所を借りる以外のサービスを利用することができる

これ以外にもメリットがあるので紹介します。

会社設立コストを抑制できる

バーチャルオフィスとリモートワーク・ツールは、物理的なオフィスを不要としました。
リアル・オフィスを持つと賃料、備品、水道光熱費、従業員たちの通勤費などが必要になりますが、バーチャルオフィスにすればこれらが丸々要らなくなります。
会社設立時は何かと物入りなので、このコスト低減効果は、経営者の強い味方になるでしょう。

短期間だけ使うことができる

急いで会社をつくりたいが求める条件に合うオフィスがみつからない場合、とりあえずバーチャルオフィスで登記してしまうことができます。
バーチャルオフィスを使えば、会社を設立してからゆっくりベストなオフィスを探すことができます。

ただ、バーチャルオフィスの利用を解約したら、あらためて本店移転登記をしなければならないので、事務手続き上の手間が増えてしまいます。

ネット通販ビジネスに使える

ネット通販などの通信販売をするとき、「特定商取引法に基づく表記」が必要になり、そこには「住所」も含まれています。
バーチャルオフィスの住所は、特定商取引法に基づく表記の住所にすることができるので、ネット通販事業に乗り出すことができます。

利用料は経費に計上できる

バーチャルオフィスの利用料は会社の経費に計上できます。勘定科目は賃借料になります。
しっかり節税につなげることができます。

副業の人は「バレない」

会社の話からそれてしまいますが、会社員が副業をするときにバーチャルオフィスを使うことがあります。
副業でも住所を明かさなければならないことがあり、そのとき連絡先を自宅にしているとその情報が広まってしまうかもしれません。
勤務先に副業をしていることを知られたくないときは、バーチャルオフィスは便利です。

意外に多い？　バーチャルオフィスを使うデメリット

都合がよさそうなバーチャルオフィスですが、デメリットは少なくありません。

仕事をする空間を別に探す必要がある

会社の設立当初は仕事をする物理的空間が必要なくても、事業が軌道に乗ると、ないと不便になってくることがあります。
そうなるとバーチャルオフィスとは別にリアル・オフィスを確保しなければならなくなります。
リアル・オフィスが必要になることがわかっているなら、最初からそれを借りてしまったほうが二度手間になりません。

信用力は下がる

設立間もない小さな会社が、一等地にあるバーチャルオフィスの住所を借りていると、取引先や顧客は「なぜこの会社がこれほどの場所にオフィスを置けるのか」と疑うでしょう。その結果バーチャルオフィスであることが知られると、「リアル・オフィスを借りる企業体力がないのか」と思われてしまうかもしれません。
バーチャルオフィスを利用している会社の信用力は決して高いとはいえません。

銀行の融資の審査に通らないかもしれない

金融機関によっては、バーチャルオフィスの会社には融資しないかもしれません。「バーチャルオフィスを使わざるを得ない＝企業体力がない」と評価されると、返済能力が疑われるからです。
バーチャルオフィスはすぐに解約できてしまうので、いつでも会社を畳める状態にあるとみなされてしまう可能性もあります。

リアル・オフィスの確保が条件になる許認可を取得できない

弁護士などの士業事務所や、有料職業紹介、宅地建物取引業などのビジネスでは、オフィスを持っていることが登録・許認可の条件になることがあります。
その場合、バーチャルオフィスでは許認可を取得することはできません。

会社の銀行口座がつくれないことがある

金融機関によっては、バーチャルオフィスを使った犯罪を危惧して、バーチャルオフィスの住所では会社の口座開設を認めないことがあります。
ただ、事業実態がしっかりしていたり、銀行の窓口担当者に合理的な説明ができたりすれば、この限りではありません。
また、バーチャルオフィスであることを気にしない銀行もあるので、1つの銀行に断られたら別の銀行に問い合わせてみてください。